Hur klarar vi övergången från ERP till Business Application? – del 4/5

Tema Dynamics 365 Business Application
.
2017-05-04 created by: Mikael Petersén: mikael.petersen@sysfinity.se
 

Vilka förändringar innebär Dynamics 365 Business Applikation?

Microsoft Dynamics 365 Business Application är en molnbaserad systemlösning byggd för att arbeta tillsammans med Microsofts övriga system och plattformar. Detta ger stora fördelar med tex enklare utrullning av systemet, systemet tillgängligt på alla enheter, ett system som kan kommunicera med allt och alla, ett system som automatiskt uppdateras. Detta medför att företaget alltid har ett uppdaterat och modernt system utan flera stora uppgraderingsprojekt.
.
Företag med en komplex IT-miljö med ett Affärssystem, kundanpassningar, tredje partssystem, integrationer, där övergången till ett molnbaserat system med automatiska och frekventa uppdateringar skiljer sig arbetssättet betydlig från dagens arbetssätt och innebär en stor förändring. Detta skall framgå av företagets IT strategi.
.
Tidigare år med Affärssystem / ERP har många kundunika anpassningar och komplexa integration gjorts, det finns både för- och nackdelar med detta. Största nackdelen är svårigheten att förändra systemen, byta ut gammal funktionalitet mot ny, underhålla och uppgradera systemen.
.
Business Application kräver ett annat tillvägagångssätt, ett annat förhållningssätt, ett nytt ”Mindset”
 .
Här utgår man från företagens processer (ej funktioner) dessa mappas mot systemet, här krävs antagligen ”lite” kreativt tänkande och förändringarbets hos företagen. Systemen kan kompletteras med tredje-parts certifierade appar innehållande branschspecifika krav. Även egna appar kan utvecklas med företagsunika processer, dessa skall utvecklas enligt gällande regelverk för plattformen man arbetar med, med samma krav som certifierade appar. Alltså ett nytt sätt att bygga upp företagets systemlösningar, anpassa dagens processer till systemens standardprocesser ”bara gör det”.
.

Nya modeller för implementering drift och underhåll

Med Dynamics 365 lanserar Microsoft även LifeCycle Services, eller LCS som man kan beskriva som ett system för att hantera systemimplementationen och löpande systemförvaltning. Detta underlättar för kunden att driva projektet och följa hur systemlösningen växer fram. Det skapar bättre möjligheter för kunden att bli en tydlig beställare och man kommer inte vara lika beroende av partnern som tidigare. Mycket av det som leverantörerna hanterat under de inledande faserna i ett projekt kan (bör) kunden själva hantera innan projektet startar vilket sparar mycket tid och kostnader i projektet. Men för att detta ska fungera krävs att rätt förutsättningar skapas genom rätt förberedelser.
.

Vilka förberedelser kärvs?

Ett Dynamics 365 Business Application projekt är mycket omfattande och påverkar alla delar av företagets verksamhet i någon mån. Projektet bör därför definieras som ett verksamhets -och förändringsprojekt, för att lyckas krävs omfattande förberedelser. Nedan följer exempel på områden som bör inkluderas innan projektet påbörjas, om dessa lämnas öppna och hanteras löpande under projektet kan detta bli problematiskt då ofta överraskningar uppkommer vilket leder till förseningar.

Företagsledningen

• Förståelse för den nya digitala världen (-Insikt -Medvetenhet -Förståelse)
• Utmana affärsplanen/strategin
• Genomlys och utmana företagets processer och arbetssätt
• Start förändringsledning
• Fastslå en Digital- och IT strategi
• Integrera Affärsplanen med Digitala- och IT strategin
.
Först måste företagen utmana sin affärsplan/strategi med ett digitalt arbetssätt som sedan integreras med IT strategin. Ledningen behöver definiera målsättningen för projektet ur ett strategiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Vikten av projektets betydelse och att tydligt beskriva varför projektet genomförs, och vad man ska uppnå med projektet. Hur systemet skall bidrar till effektiviteten av verksamheten och öka konkurrensförmågan.
.
Definition av projektets omfattning och när projektet skall genomföras, hur projektet skall drivas och betydelsen av förändringsarbetet. En stor intern utmaning är de interna resurserna, ledningen säkerställer tillgång till rätt resurser och tillräckliga resurser. Det är även viktigt att ledningen är engagerade i projektet med stark närvaro i styrgruppen.
Detta är viktig information till den egna organisationen, men även för leverantörerna.
,

Organisation

Ett Dynamics 365 Business Application projekt griper tar i hela verksamheten och påverkar organisationen.
.
Processer kommer att effektiviseras, arbetsuppgifter kommer att förändras, olika roller kombineras. Systemet ger nya möjligheter med företagets nya behov i en mer digitaliserad verksamhet. Nya möjligheter med förbättrad kommunikation med omvärlden, på ett nytt sätt att arbeta med kunder, leverantörer, partners mm. skapar nya möjligheter. Marknadsavdelningen kommer att se nya möjligheter, som kräver nya/andra arbetsinsatser. Dessa förändringar kräver tydlig förändringsledning för att kunna realiseras inom verksamheten.
.
Ett förändringsprojekt av den här omfattningen ger en genomlysning av verksamheten och det blir tydligt vad som fungerar bra och inom vilka områden det finns förbättringspotential.
.
För att få full effekt av projektet behöver dessa områden hanteras, och med en tydlig förändringsledning och ledningens delaktighet inom affärskritiska områden.
.
Projektgruppens deltagare måste ges rätt förutsättningar att delta i projektet och förändringsprocessen. Dessa är nyckelpersoner under, men även efter projektet, de skall agera som ambassadörer och förändringsgeneraler. Att delta i en projektgrupp skapar även möjlighet till personlig utveckling.
.
För hela organisationen är information viktigt (gärna mer än mindre), vad händer? när händer det? Vilken organisationspåverkan kommer det att ha? Öppna gärna upp för organisationen att komma med frågor och lämna förslag, kanske ½ timmes möte i veckan?
.

System IT

Ett Dynamics 365 Business Application projekt är till största del ett verksamhets -och förändringsprojekt, som påverkar varsamhetens alla delar men självfallet även system, IT och data. Inom dessa områden finns mycket som måste förberedas innan man börjar det praktiska arbetet med det nya systemet.
.
Vilket systemstöd som efterfrågas framgår i affärsplanen och den digitala och  IT strategin, och det förberedande arbetet. Om lösningen skall vara molnbaserad eller ON-premise är en den av förberedelserna, detta skall framgå av den digitala och IT strategin. Det lämnar rimligt tid för IT att planera för omställningen.
.
Vid övergång till molnbaserad IT infrastruktur förändras det interna IT arbetet, inköp av infrastruktur, serverunderhåll, backuper, återställning, mm. försvinner. Dock försvinner inte användarnas clienter, surfplattor eller mobiler, dessa måsta fortfarande ges lite omvårdnad. Man behöver även se över vad som behövs internt och externt för att hantera den nya lösningen.
.
Använder man sig av Microsofts molnplattform Azure
Allt i Azure är prissatt efter användning (även Dynamics 365), applikationer, användare, roller. Här är det viktigt att ha koll på sin förbrukning, servrar, appar, användare, annars kan kostnaden fort springa iväg.
.
Företag med mer komplex IT miljö väljer sällan att byta ut alla system samtidigt, man tar det etappvis vilket medför en noggrann planering från/av IT.
.
Praktisk är det bra att så tidigt som möjligt påbörja arbetet med grunddata, oftast är det ett underskattat arbete som tar mer tid än man tror. Grunddata behöver ”tvättas” och anpassas till det nya systemet innan en migration kan utföras, efter drift start behövs en organisation för förvaltning och underhåll av grunddata VIKTIGT.
.

Projektförberedelser

Affärsplanen integrerad med den digitala och IT strategin skall ligga till grund för ett lyckat Dynamics 365 Business Application projekt!
.
Projektmodell, något inget entydigt svar eller modell som passar alla företag finns inte eftersom det styrs utifrån de förutsättningar varje enskild organisation har. Man har kommit olika lång avseende processoptimering, digitalisering och organisationsutveckling. Gamla projektmodeller för affärssystem/ERP kan ej tillämpas för ett Dynamics 365 Business Application projekt,  nedan några tydliga riktlinjer:
.
Företagsledningen
Säkerställer att projektet följer affärsplanen/strategin samt den digitala och IT strategin. Säkerställer att det finns en enighet i ledningen om syfte och målsättning med projektet, samt hur förändringar ska hanteras. Definiera mål, utifrån affärsplanen och den digitala och IT strategin, målen skall vara realistiska att uppnå. Säkerställer att tillräckliga och rätt resurser tillsätts för projektet.
.
Ett Dynamics 365 Business Application system beroende på ingående komponenter kan växa till en riktigt stor systemlösning. Att försöka att driftsätta en sådan lösning med principen Big Bang” brukar inte vara en lyckad strategi, detta pga av komplexiteten, styrning, kontroll, flera leverantörer samt risken företaget utsätts för.
.
Dela upp projektet i flera implementeringsprojekt, driftsätt etappvis, dela även upp projekten i underliggande delprojekt.
.
• Behov/krav, tänk processorienterat, inte funktion, (Internt kunden)
• Processkartläggning (Internt kunden)
• Processoptimering, tänk utanför boxen, våga utmana dagens arbetssätt, (Internt kunden)
• Justering av processer (Internt kunden)
• Förändringskrav (Internt kunden)
• Systemutvärdering, utmana leverantören – demo – PoC. (kunden / leverantören)
• Processmappning mot det nya systemet (Kund / Leverantör)
• Justering av processer (Internt kunden/leverantör)
• Grundutbildning (Kund / Leverantör)
• Avtal / Projektdirektiv / Leveransspecifikation (kan delas upp i flera nivåer / delprojekt)
• Implementering (kan delas upp i flera nivåer / delprojekt)
• Test
• Utbildning
• Driftsättning
• Support
Det finns ofta högt ställda förväntningar på utfallet av ett systeminförande. Var noggrann med projektets omfattning, undvik att lägga till nya system, funktioner eller delprojekt det påverkar projektets fokus och tidplan.
.
Styrgrupp
Utse en aktiv och beslutsmässig styrgrupp med medlem/ar från ledningen.
.
Projektledare
Med erfarenhet av kund och affärsfokus, från ett processtänk och förändringsarbete.
.
Change Manager (förändringsledare)
Är projektets allra största ambassadör, skall leda förändringen positivt framåt och samtidigt entusiasmera medarbetarna. Denna roll är lika viktig som projektledarens roll, stort fokus kommer att ligga på förändrings-ledningsarbetet, projektets framgång är direkt beroende av detta.
.
Projektorganisation
Utse en projektgrupp som består av medlemmar som har rätt förutsättningar att driva projektet och att skapa det förändringsklimat som krävs.
Ofta tillsätter man personer med långs anställningstid och stora kunskaper i det gamla systemet, det är bra, men inte ett krav! Innovationsförmåga, att våga tänka nytt är också en viktig faktor!
.
Utse ambassadörer (hela projektgruppen)
Förändringsambassadörer stöttar och entusiasmera övriga i personalen. Man kommer inte vinna över alla på en gång, många kommer känna oro för förändringen.
.
Involvera personalen
En grundförutsättning för bestående förändring är att tidigt involvera personalen och tillse att de känner sig delaktiga i projektet.
.
IT
Infrastruktur, hårdvara mm, ev förberedelse för övergång till molnbaserad IT infrastruktur.
.
Grunddata
Utses ansvariga för arbetet med grunddata i god tid. Processen att anpassa grunddata för framtida system och behov är tidskrävande.
.

Projektförberedelserna, hur lång tid tar det?

De förberedelser som beskrivs enligt ovan tar tid att genomföra. Hur lång tid varierar beroende på omfattningen av de förändringar som krävs och organisationens förutsättningar. Dock behövs ett grundligt internt arbete göras innan man börjar titta på systemstöd, generell uppskattning;
.
                                    Mellanstora företag = 6-12 månader
                                    Stora företag = 1-2 år
                                    Enterprise = +2år
.
Själva implementering är naturligtvis beroende av omfattningen och de interna resurser man kan avsätta, men man kan konstatera att implementeringen kommer gå betydligt fortare smidigare än vid implementering av ett affärssystem / ERP.
.
Har man rätt kompetens inom den egna organisationen. Ofta behöver man ta in externa resurser, antingen från en partner eller från en oberoende konsult.
.
Epilog:
Betänk att ett Dynamics 365 Business Application system, är ett nytt modernt sätt att arbeta, som kräver ett förändrat projektarbete, ett nytt tankesätt ” nytt Mindset” jämfört med dagen affärssystemsprojekt!

Kommentera gärna inläggen"

%d bloggare gillar detta: