Dynamics Sysfinity Blogg

Hur driver vi ett Business Application projekt? – del 5/5

Tema Dynamics 365 Business Application
.
2017-05-09 created by: Mikael Petersén: mikael.petersen@sysfinity.se
.
.

Tänk förändring, tänk affärsnytta/verksamhet, tänk kundnytta!

-hitta ert nya ”Mindset”

Dynamics 365 Business Application är INGET ERP eller IT projekt, det är ett verksamhet -och förändringsprojekt som utgår från affärsplanen/strategin, den digitala- och IT strategin, förändringar, kultur och människor. När vi förstår det då är det dags att planera för införande av ett Dynamics 365 Business Application system med ert nya ”Mindset”

.

Problemställning med dagens affärssystemsprojekt

I många fall drivs affärssystemsprojekt på fel sätt idag. Anledningen är ofta att man redan från början misslyckas med att skapa rätt förutsättningar för projektet.
.
Orsaken till bytet är ofta:
• Gammal teknik
• Inget underhåll
• Ingen vidareutveckling
• Inga konsulter
• Tveksamheter till leverantören
• Gamla systemet för dyrt
• Stödjer inte vår affärsmodell (fanns oftast inte ens med på listan!!)
.
Man har ett äldre system som behöver uppgraderas eller bytas ut mot en modernare lösning, och därmed definieras det som ett tekniskt IT projekt. Man sätter ihop en projektgrupp med deltagare som kan det gamla systemet och dagens processer. Redan här har man låst fast sig till gamla strukturer och arbetssätt.
.
Efter det påbörjas projektet med en analysfas där man tillsammans med leverantören i en serie workshopar går igenom företagets processer och arbetssätt, då blir det enklast att utgå ifrån dagens strukturer och arbetssätt. Med denna information tar leverantören fram en design och utvecklar systemet enligt kraven.
.
Ledningen & marknad tappar fort intresse, då de inser att allt handlar om interna defensiva processer, ”administration”
.
Effekten blir ett nytt system med ett konserverat gammalt arbetssätt om inte fungerar optimalt, ofta med ett stort antal kundunika anpassningar och integrationer, ett system som är dyrt i underhåll och uppgradering (många gånger går det ej att uppgradera systemet).
.
Om man hade definierat och drivit projektet som ett verksamhets- och förändringsprojekt, då hade förutsättningarna funnits för ett lyckat projekt som uppfyllt effektmålen!

.

En Dynamics 365 Business Application lösning, bygger på ett offensivt ”marknadstänk!
Gör inte samma misstag som med ERP systemen!.

 

Företagsledningen och nytt Business Application projekt

Det är av yttersta vikt att ledningen är engagerad i projektet och aktivt deltar i styrgruppen, utan ledningsstöd kommer projektet få det svårt att leverera de effektmål som önskas.
.

Att driva ett Business Application projekt

Med definitionen ett verksamhets- och förändringsprojekt som har som målsättning att förändra och effektivisera verksamhetens processer, kommunikationsflöden och organisation utifrån de möjligheter som ett Dynamics 365 Business Application system ger. Ett väl genomfört projekt skall leverera mätbara effektiviseringsvinster gällande processer, kommunikationsflöden och organisation. Glöm inte: Införandet av ett Dynamics 365 Business Application system är ett medel för att nå uppsatta effektmål, inte målet för projektet.
.
Samtidigt blir detta förändringsprojekt en viktig del i den digitala transformering av verksamheten som kommer krävas av ”moderna” företag. Systemet kommer även vara ett viktigt strategiskt och kritiskt lednings- och verksamhetsstöd.
.
Om organisationen inte mogen för denna förändringsprocess så ska man inte genomföra den. Då skall man istället fokusera på att förbereda organisationen innan man påbörjar ett större förändrings-projektprojekt.
.
Att implementera ett nytt Dynamics 365 Business Application system medför en stor risk för verksamheten om man inte har gjort de rätta och nödvändiga förberedelserna.
.

Att internt driva ett förändringsprojekt

I ett implementationsprojekt av Business Application system, som Microsoft Dynamics 365 kommer processen se avsevärt annorlunda ut jämfört med tidigare affärssystem/ERP projekt.
.
Behov av att analysera arbetssättet i befintligt system behövs inte. Vi kan utgå ifrån att arbetssätt och processer i det gamla systemet kommer skilja sig så kraftigt gentemot arbetssättet i det nya systemet, att en analys därav inte ger något större värde.
.
Istället bör man internt arbeta med sina processer; -kartlägg dem -optimera dem -trycktesta dem i det nya systemet och verifiera dem. Dokumentera ev GAP (Processer som ej stöds), dessa hanteras senare.
.
Dokumenterade GAP hanteras:
1. Via utmaning av befintlig process, kan processen ändras
2. Via tredje parts App
3. Egenutvecklad egen App
.
GAP kan inte hanteras som i affärssystems/ERP världen, med anpassningar direkt i systemen!
.
Detta mer Agila arbetssätt i projektet kommer leda till mer fokus på möjligheter i det nya systemet än som idag på skillnader mot det gamla. Kundens organisation blir involverad och delaktig i projektet på ett tidigare stadium. Arbetssättet leder också till betydligt effektivare projekt och reducerad projekttid.
.
Det kommer krävas en stark och tydlig förändringsledning (Change Management) med uppbackning och beslut från styrgruppen/ledningen.
.

Projektorganisation

Projektgruppen skall bestå av kompetenser som speglar företaget organisation, vanligtvis utser man processägare, en processägare kan äga mer än en process. Tidigare var det viktigt med djup kunskap om befintligt system och processer. Nu måste fokus ligga på förändringsbenägenhet, driv, initiativförmåga, innovationsförmåga och mod.
.
Projektteamet ska driva förändringsprojektet och agera interna ambassadörer. Förändringsledning (Change Management) måste ligga i fokus. Verksamheten kommer att förändras och effektiviseras. Inbyggda fel och tidskrävande processer skal tas bort. Helt nya processer och möjligheter som inte fanns i det gamla systemet skall implementeras.
.
Projektledare och förändringsledare är oftast två olika personer men kräver ett tätt samarbete, betydelsen av båda roller lika stor för projektets genomförande..
.

Förvaltning Business Application

Traditionellt sätt när systemet är implementerat och projektet avslutat så ska systemet förvaltas, en förvaltningsorganisation tillsätts, tidigare låg här ett stort ansvar på leverantören av systemet.
.
Business Application
Ett Business Application system som Microsoft Dynamics 365 kommer frekvent uppdateras vilket utgör en utmaning för systemförvaltningen.
.
En förvaltningsorganisation måste på plats, men med en molnbasera plattform då ändras arbetsuppgifterna till en mer ”övervakningsfunktion” Allt i en molnbaserad plattform utgår från nyttjandes-grad, servrar, prestanda, appar, användare.
.
Infrastruktur
En ny server kopplas på för att hantera diverse tester mm. mer processorkraft kopplas på för tester av arbetsbelastning mm. Dessa kostar pengar, glöm inte att koppla bort dem, eller ta ned prestandan efter avslutade tester, kanske stäng ner dem under perioder de ej används ”nattetid”
.
Appar
Finns det appar installerade som ej används, dessa kostar. Används tredjeparts appar, behövs kanske versionskontroll innan installation, dock garanterar leverantörerna funktionen och kvaliteten. Tittar man på dagens Smartphone så fungerar det smärtfritt, men med Business Applikation pratar vi om väldigt affärs kritiska lösningar.
.
Dynamics 365 Business Application
Hur många användare betalar vi för, vilka funktioner betalar vi för, detta kan ändras över tid och kan kosta onödigt mycket.
.
Kommunikation
Kommunikation blir allt viktigare Dynamics 365 Business Application kommunicerar med allt och alla, när företagen öppnar upp sina system och driftsätter strategiska kommunikationslösningar då krävs övervakning.
.
Ny funktionalitet
Stöd vid utvärdering och test av ny funktionalitet, viktigt då det kommer finns ett stort antal appat välja på, antagligen många appar med samma ändamål.
.
Microsoft Azure plattform innehåller analys och diagnostiska verktyg.
.

Men slutar projektet här?

Vi befinner oss i ett stort teknikskifte ett ”paradigmskifte” vad vi kan se idag kommer förändringar gå allt snabbare i framtiden. Systemen uppdateras löpande, nya teknologiska genombrott, företag förändras, behov att byta ut eller lägga till funktionalitet måste ständigt analyseras. Organisationen skall även gå i takt med förändringarna. Om man sen kallar det förvaltning eller ej, men en plan måste finnas!
 .
.

Dynamics 365 Business Applikation ett stort steg in i den nya digitala världen!

Epilog:
Ett Business Application projekt skall ses som ett ständigt pågående projekt, med milstolpar (delprojekt), där delprojekten har en början och ett slut.
  Sysfinity Dynamics 365 project model

2 tankar på “Hur driver vi ett Business Application projekt? – del 5/5”

  1. Konsulterna och Dynamics 365
    Diskussionerna gällande vad konsekvenserna blir när ERP går I graven och ersätts av Microsoft Dynamics 365s app-baserade och standardiserade tänk går höga. Hitentills har det mesta fokuserat på vad det innebär för kunden, men vad kommer att ske med leverantörerna? Jag har läst Mikael Peterséns blogg med stort intresse och funderat lite.
    Idag består ett typiskt kundteam av en account manager, arkitekt, konsult, projektledare och en utvecklare.
    • Account managern tar hand om allt komersiellt såsom kontrakt mm.
    • Arkitekten identifierar alla integrationer till ERP.
    • Konsulten beskriver integrationer och anpssningar samt testar dessa.
    • Projektledaren följer upp tidsförbrukningen i projektet och bokar möten.
    • Utvecklaren programmerar det konsulten ber om.
    Dessa roller är typiska, om än något generella, och har sett likadana ut sedan 1980-talet. Själv har jag funderat länge på om det alltid måste se ut så här. Mitt uppvaknande kom på julafton 2016 när min son fick en Xbox one med FIFA 17 installerat. Jag hade förberett mig mentalt för en hel natt med installationer och tekniska utmaningat (läs problem och vredesutbrott). Jag startar maskinen och en timme och ca fem knapptryckningar senare var allt aktiverat installerat och uppdaterat. Vi var online på fem minuter. Nu har jag och sonen blivit hängivna NHL 17, FIFA 17 och Battlefield 1 online spelare. Varför fungerar inte ERP på samma sätt? Svaret är gammal teknik och gammalt tänk. Sysfinity har slagit huvudet på spiken.
    Jag ser att våra roller kommer att förändras och det snabbt.
    • Account managern kommer att få arbeta med kostnadskontroll. I Azure kan kostnaderna snabbt dra iväg om du inte har full kontroll.
    • Arkitekten kommer att bli IT-strateg vilket kräver en bred kunskap om vad det finns för digitala verktyg som kan hjälpa företag och organisationer att nå sina mål på ett effektivt sätt.
    • Konsulten kommer att bli specialist på Dynamics 365 standard eller på appar för ett antal olika vertikaler. Det kommer att vara svårt att kombinera dessa två inriktningar då utvecklingen pågår hela tiden.
    • Projektledaren kommer att bli en change manager. Hjälp kunden att förändras och ingjut mod. Den svåraste rollen av alla. Fakturering kommer inte att vara i fokus. Kunden abonnerar på en tjänst till ett fast pris.
    • Utvecklaren måste kunna leverera appar som kan säljas från hyllan. Helst skall kunden kunna utbilda sig själva via en youtube film.
    Vi får se vart det bär hän. Spännande är det i alla fall.
    Jesper Persson, IBM ApS Microsoft Service Line (Danmark)

    Svara
    • Hej Jesper, jag håller med dig. Det blir stora förändringar i Implementering Dynamics 365, både på kund & leverantörssidan, arbetsuppgifter flyttas till kundsidan, gamla arbetsuppgifter försvinner nästan helt på leverantörssidan. Detta gäller ERP branschen, men många fler branscher kommer känna av förändringen av digitaliseringen.

      Svara

Kommentera gärna inläggen"

%d bloggare gillar detta: